Cwmpas

Mae'r asesiad hwn yn berthnasol i ddwy adran o'n gwefan sy'n dal dogfennau PDF a gynhyrchwyd rhwng Medi 23ain, 2018 a Medi 28ain, 2023: ein tudalennau cyfarfodydd bwrdd a dogfennau allweddol ac adran y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (FOIA).

Allan o gwmpas

Nid yw’r rheoliadau hygyrchedd yn ei gwneud yn ofynnol i ni drwsio PDFs neu ddogfennau eraill a gyhoeddwyd cyn Medi 23ain 2018 os nad ydynt yn hanfodol i ddarparu ein gwasanaethau. Nid ydym yn bwriadu trwsio unrhyw ffeiliau PDF neu ddogfennau eraill a gyhoeddwyd cyn 23ain Medi, 2018 er enghraifft papurau bwrdd a phwyllgorau, dogfennau polisïau a gweithdrefnau byrddau iechyd neu ddogfennaeth statudol megis adroddiadau blynyddol. Fodd bynnag, byddwn yn ymdrechu i wneud unrhyw PDFs neu ddogfennau Word newydd yn hygyrch lle bynnag y bo modd.

O bryd i'w gilydd byddwn yn cyhoeddi PDFs sy'n cynnwys 'trawsgrifiadau/llawysgrifau wedi'u sganio neu nodiadau mewn llawysgrifen' er enghraifft mewn ceisiadau FOIA - mae'r rhain y tu allan i'r cwmpas ac ni fyddant yn sefydlog.

Budd-dal

Byddai ail-greu'r dogfennau PDF hynny sydd o fewn cwmpas yn ddogfennau Word yn gwneud gwybodaeth ac ystadegau diweddar a gorffennol yn fwy hygyrch.

Baich

Rydym wedi cynnal asesiad gwrthrychol o’r adnoddau sydd eu hangen i drosi’r PDFs hynny sydd o fewn cwmpas yn ddogfennau Word hygyrch ac wedi archwilio hynny yng nghyd-destun yr adnoddau sydd ar gael a nifer y defnyddwyr a allai elwa.

Canfu ein hasesiad:

• Ers mis Ionawr 2022 yn unig mae mwy na 1,000 o ddogfennau PDF wedi’u huwchlwytho fel papurau bwrdd ac mewn ymateb i Geisiadau DRhG. Mae cyfartaledd o 55 o gyfarfodydd bwrdd iechyd bob blwyddyn, sy’n gofyn am lanlwytho hyd at 50 o ffeiliau PDF i’r wefan.
• Ers mis Ebrill 2019 mae tua 4,584 o ddogfennau PDF wedi’u huwchlwytho fel ymatebion DRhG. Ar gyfartaledd mae tua 550+ o geisiadau DRhG bob blwyddyn, sy'n gofyn am lanlwytho tua 1000+ o PDFs i'r wefan.
• Byddai tynnu pob PDF a nodir uchod oddi ar y wefan, ei throsi’n ddogfen Word a’i hail-lwytho i fyny yn faich ychwanegol anghynaliadwy ar dimau o ran adnoddau dynol, amser a chost.
• Mae hyn yn seiliedig ar brofiad cyfredol o lanlwytho dogfennau, maint y timau llywodraethu corfforaethol a’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r effaith ar gyllideb y bwrdd iechyd o gyflogi staff asiantaeth i ôl-lenwi tra bod aelodau tîm yn cael eu tynnu o’u rôl bresennol am gyfnodau sylweddol o amser i’w gwneud y gwaith trosi.
• Yng nghyd-destun y wefan ehangach ac yn seiliedig ar Google Analytics, gallwn weld mai dim ond nifer fach o ddefnyddwyr sy'n cyrchu'r tudalennau sy'n cynnwys dolenni i'r PDFs.
• Nid ydym yn gallu rhoi ystadegau ar nifer yr ymweliadau â thudalennau na defnyddwyr y PDFs eu hunain oherwydd cyfyngiadau Google Analytics.

Ffactorau eraill

• Byddwn yn darparu fersiynau hygyrch ar gais. I wneud cais am gopïau hygyrch o bapurau bwrdd a phwyllgorau a dogfennau allweddol eraill e-bostiwch sbu.boardservices@wales.nhs.uk      I ofyn am gopïau hygyrch o ymatebion i geisiadau Deddf Rhyddid Gwybodaeth e-bostiwch FOIA.Requests@wales.nhs.uk
• Byddwn yn lanlwytho papurau bwrdd a phwyllgor, dogfennau allweddol eraill ac ymatebion i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth ar ffurf Word o 28ain Medi 2023.

Asesiad

• Yn seiliedig ar yr asesiad a gynhaliwyd gennym, rydym yn ystyried trosi dogfennau sydd o ddiddordeb cyfyngedig ac, mewn llawer o achosion, nad ydynt bellach yn cynrychioli’r sefyllfa bresennol i fod yn ddefnydd gwael o amser staff cyfyngedig ac yn faich anghymesur ar y sefydliad o ran cost.

Paratoi'r asesiad hwn

Paratowyd yr asesiad hwn ym mis Medi 2023.